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Importe

In Kelpy Facts kannst du folgende Daten über eine csv-Datei importieren:

  1. Messwerke (physische Verteilargumente) und Messwerte
  2. Mietbare Nutzeinheiten, Kostenträger und Vertragsverhältnisse
  3. Konten und Buchungen

Hier kannst du eine Vorlage für das Import-CSV herunterladen (inkl. Beispieldaten). Speichere den Import als csv-Datei im UTF8-Format, um das richtige Format zu gewährleisten.

Wenn die Software bestimmte Werte nicht importieren kann, gibt sie die komplette Zeile in einer csv-Datei als «Nicht verarbeitbar» zurück.

Es können nur Importe verarbeitet werden, welche alle Spalten der jeweiligen Import-CSVs enthalten. Fehlende und zusätzliche Spalten verursachen einen Error.
Am besten immer die zur Verfügung gestellten Import-CSVs verwenden.

Import Zähler​

Vor dem Import müssen Messwerte plausibilisiert werden. Messwert-Stände dürfen stagnieren oder steigen, jedoch nicht niedriger als der vorherige Wert sein.

  • Beim ersten Import eines Messwerks müssen folgende Informationen angegeben werden: Messwerknummer, Messwert, Datum, Bezeichnung und Medium. Handelt es sich um ein Messwerk vom Typ Bezug, ist zusätzlich die Anzahl der Messwerte pro Monat erforderlich. Alle anderen Felder sind optional. Standardmässig werden Messwerke als Typ Stand mit dem Messwerktyp Privatzähler importiert.
  • Beim zweiten Import eines Messwerks sind nur Messwerknummer, Messwert und Datum erforderlich. Falls die Messwerknummer und das Datum bereits in der Software existieren, wird der Messwert aktualisiert.

Import Flächen​

Falls der Kunde keine Vertragsnummer angibt, verwenden wir das Format rmbXXX, wobei XXX eine fortlaufende Zahl ist, beginnend bei 1. So ist sofort ersichtlich, ob die Nummer von uns oder vom Kunden stammt.
Eine Vertragsnummer kann mehrfach vergeben sein – mehrere Kostenträger können dieselbe Vertragsnummer haben. Eindeutig muss die Kombination aus Kostenträger & Vertragsnummer sein.

Beim Import von Vertragsverhältnissen werden mietbare Nutzeinheiten und Kostenträger automatisch erstellt, falls sie noch nicht existieren.

Erforderliche Angaben beim ersten Import:

  • Nutzeinheit: Nutzeinheitennummer, Nutzeinheitenbezeichnung, Hauptnutzung und Nutzfläche.
  • Kostenträger: Kostenträgername sowie Nachname von Person 1 oder Firmenname. Falls nichts anderes angegeben wird, erfolgt der Import als private Person.

Erforderliche Angaben beim Import eines neuen Vertragsverhältnisses:

  • Nutzeinheitennummer, Kostenträgername, Vertragsnummer, Mietbeginn
  • Ein bestehendes Vertragsverhältnis wird anhand des Kostenträgernamens und der Vertragsnummer erkannt und aktualisiert. Ein erneuter Import für jede Periode ist nicht erforderlich, sondern nur bei tatsächlichem Mieterwechsel.
  • Leerstände werden automatisch erkannt. Es dürfen keine Kostenträger mit der Bezeichnung „Leerstand“ erfasst werden.

Mieterwechsel bei laufenden Umlagen importieren:

Es werden zwei Importlisten benötigt: eine für Mieterauszüge und eine für Mietereinzüge.

Pflichtfelder für Mieterauszüge: Nutzeinheitennummer ,Kostenträgername, Vertragsnummer, Mietbeginn, Mietende

Pflichtfelder für Mietereinzüge: Nutzeinheitennummer, Kostenträgername, Vertragsnummer, Mietbeginn, Nachname von Person 1 oder Firmenname

Häufige Fehler:

  • Bestimmte Felder müssen aus der Vorauswahl in Kelpy übernommen werden (siehe Pflichtfelder im Kelpy).
  • Mehrere Mietflächen pro Mieter:
    • Falls die Nutzungsdauer nicht für alle gemieteten Flächen identisch ist, muss für jede unterschiedliche Dauer eine eigene Vertragsnummer erstellt werden. Der Vertragsbeginn und -ende gelten immer pro Vertragsnummer. Beispiel: Mietet ein Kunde sowohl ein Büro als auch ein Lager und soll nur das Lager zur Jahresmitte enden, während das Büro weiterläuft, müssen zwei separate Vertragsnummern verwendet werden. Andernfalls würden beide Flächen beendet werden.

Import Buchungen​

Beim Import einer Buchung wird auch das Konto erstellt, falls es noch nicht existiert.

Beim ersten Import eines Kontos sind folgende Informationen Pflicht: Kontonummer, Kontobezeichnung und Kostenart.

Wenn das Konto bereits im Kelpy existiert, sind folgende Informationen Pflicht:
Die Kontonummer, das Valutadatum, die BelegId, den Betrag Netto und die Mwst. an. Alle anderen Felder sind optional (Hinweis: Belegnummer=Kunden-Belegnummer, BelegId=RMB-Nummer). Eine Buchung mit identischem Valutadatum und BelegId wird aktualisiert, dies gilt auch für das zugehörige Konto, falls es geändert wurde.

Häufige Fehler:

  • Bestimmte Felder müssen aus der Vorauswahl in Kelpy übernommen werden (siehe Pflichtfelder im Kelpy).
  • Soll ein neues Konto beim Import eine Alias-Kostenart haben, muss dieses bereits vor dem Import in Kelpy hinterlegt sein. Andernfalls schlägt der Import fehl, da die Alias-Kostenart noch nicht existiert.
  • Das Valutadatum muss innerhalb der Abrechnungsperiode liegen. Andernfalls wird der Beleg in der Umlage nicht berücksichtigt.