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Migration

Kelpy Facts löst unsere bestehende Software visioFACTS ab. Auf dieser Seite findest du alle Informationen rund um die Unterschiede zwischen Kelpy Facts und visioFACTS sowie das bewährte Vorgehen bei der Migration bestehender Projekte von visioFACTS nach Kelpy Facts.

Was ist der Unterschied zu visioFACTS?​

  • Eliminierung Schnittstellen Access, Excel und Visio
  • Energie & Medienauswertungen (Medien und Kostenarten unterschiedlich handhabbar -> Abgrenzungsargument)
  • Softwareunterstützung bei Schlüsselerstellung
  • Flächenänderungen und unterjährige Mieterwechsel werden stringent nach dem jeweiligen Abgrenzungsargument aufgeteilt
  • Output wählbar als Promille, CHF, Medien- oder Energiebezug (Promille noch in der Umsetzung)
  • Erfassung von Zähler-Verbrauchswerten und nicht nur Ständen möglich
  • Buchungslisten importierbar
  • Kostenarten können bei Schlüsselverweisen direkt angepasst werden, ohne dass ein Zwischenkonto nötig ist
  • Alle Abrechnungen in einem Projekt. Historisierungen im Projekt sichtbar
  • Module werden abgelöst. Neu gibt es allgemeine Nutzeinheiten, welche realen öffentlichen Nutzflächen oder virtuellen Sammelflächen entsprechen
  • Vertragsverhältnisse (mehrere Flächen, Pauschalen, Akontos) können abgebildet werden

Bewährtes Vorgehen bei der Migration​

  1. Sieh dir den bestehenden Schlüssel im Zusammenhang mit dem Medienflussschema an und analysiere ihn.
    • Jeder Schlüssel auf visioFACTS mit einem Direktkonto ist ein prädestinierter Schlüssel auf Kelpy Facts.
    • Jeder Schlüssel auf visioFACTS mit Direkt- und Zwischenkonto ist ein prädestinierter Schlüssel auf Kelpy Facts inkl. Bezugsquelle.
    • Jeder Schlüssel auf visioFACTS, der ausschliesslich Zwischenkonten (aus selbem Schlüssel) enthält, ist prädestiniert für eine Ablösung auf Kelpy Facts z.B. mittels allgemeinen Nutzeinheiten.
    • Alle Schlüssel die man aus Platzgründen erstellt hat braucht man nicht mehr.
  2. Bearbeite und importiere Konten/Buchungen.
    • Konten, die in den letzten Jahren immer 0 CHF hatten, sollen überprüft werden. Allenfalls macht es keinen Sinn, diese zu migrieren.
  3. Bearbeite und importiere Nutzeinheiten.
  4. Ermittle und erfasse Bezugsquellen basierend auf dem Medienschema und dem bestehenden visioFACTS-Schlüssel. Importiere physische Verteilargumente / Messwerke und erstelle virtuelle Verteilargumente.
  5. Kompositionen verwenden: Kompositionen lösen «Module» ab. Schlüssel, die im visioFACTS ausschliesslich aus Zwischenkonten (ohne Kostenartenwechsel) bestehen, können durch eine Komposition ersetzt werden. (zum Beispiel Grundschlüssel)

Wenn die Umlage in Kelpy Facts nicht mit visioFACTS übereinstimmt​

  1. Wähle einen Mieter aus, der idealerweise in jedem Schlüssel vorkommt.
  2. Überprüfe zuerst unabhängige Schlüssel (z.B. Reinigung).
  3. Ein Schlüssel kann als korrekt betrachtet werden, wenn der Betrag beim entsprechenden Mieter stimmt.
  4. Notiere Schlüssel, bei denen der Betrag nicht übereinstimmt.
  5. Überprüfe in diesen Schlüsseln alle Objekte (Verteilargumente, BQ und Nutzeinheiten) auf ihre Verteilwerte. Achte besonders auf die Kommastellen!
  6. Falls es im fehlerhaften Schlüssel zeitliche Abgrenzungen gibt, überprüfe diese genau.
  7. Wende dich an VPE, wenn du Fragen hast.

Vergleich RES-Datei

Es kann vorkommen, dass man aufgrund der HGT/KGT usw. Nachkommastellen-Differenzen hat, da Kelpy genauer berechnet. In diesem Fall macht es Sinn, im Access eine Version anzulegen, und die Kelpy HGT einzutragen, um zu prüfen, ob die Differenz daran liegt.

Häufige Gründe für Abweichungen​

Kelpy hat HGT für jeden Tag, während im Access nur monatliche HGT erfasst werden. Bei einem Mieterwechsel z.B. am 15. eines Monats wurden die HGT im Access über AT auf die Tage verteilt. Da Kelpy die täglichen HGT kennt, ist diese Berechnung dort nicht nötig.

Wenn eine Fläche im Access eine m²-Anpassung hatte, wurden die m² vor dem Import zeitanteilig berechnet, weil keine Flächengültigkeiten hinterlegt werden konnten. Die Fläche war im Access also über die ganze Abrechnungsperiode gültig. Kelpy erlaubt hingegen Gültigkeiten, was bei der Migration zu Differenzen führen kann: Kelpy grenzt Kosten zeitanteilig nach hinterlegten Gültigkeiten ab (z. B. HGT).

Beispiel: Ein Raum war im Access von Juli bis August gültig, bekam aber trotzdem Heizkosten, weil Access nicht wusste, dass er nur im Sommer gültig war. In Kelpy könnte der Raum keine Heizkosten erhalten, wenn die HGT im Juli und August null sind. Access berechnete die Kosten also immer nur auf Basis der m².